Organisatie van congres & evenement

Bezoekers komen naar een congres voor Informatie, Interactie en Inspiratie....

Inspirerend programma

Een goed concept is de basis van een goed congres. Daarom denken wij graag met u mee over de vorm, de wijze van opening (muzikaal, beeldend), het dagvoorzitterschap, de inzet van intermezzo’s (congrescabaret, columnist). Maar ook adviseren wij graag over de minimale of juist maximale tijdsduur van presentaties, pauzes en workshops.

Sprekers

Veelal benadert de opdrachtgever de sprekers zelf. Wij ondersteunen u hier graag bij zodat alles tot in de puntjes geregeld is:

  • Vastleggen sprekers en specificeren afspraken (inhoudelijk en praktisch).
  • Tips geven voor een goede presentatie / Powerpoint.
  • Coördineren van alle audiovisuele ondersteuning (licht, geluid, beeld, internet, social media).
  • Verzamelen van alle presentaties om later online te kunnen zetten.
  • Verzorgen hotelaccommodatie, vervoer, fee / presentjes 

Dagvoorzitter

Veel opdrachtgevers zijn geneigd het dagvoorzitterschap zelf in te vullen: de directeur, de voorzitter uit de eigen organisatie of een vakgenoot lijken op het eerste gezicht hiervoor geknipt. Dat heeft als voordeel dat de deelnemers de dagvoorzitter kennen en dat de dagvoorzitter inhoudelijk goed op de hoogte is. Toch kan hij daardoor ook minder kritisch zijn. En bovendien is niet elke vakinhoudelijke spreker of bestuurder, een goede voorzitter… Een goede tijdsbewaking, het gesprek leiden, snel kunnen samenvatten, snel kunnen wisselen van onderwerp, humor inbrengen: dat maakt dat het congres interessant is én blijft voor uw gasten in de zaal. Soms is daarom een externe partij een betere optie: dat kan een ‘bekend’ tv-journalist zijn maar ook zelfstandig opererende dagvoorzitters of zelfs één of meer acteurs die humor en inhoud koppelen en daarmee uw congres 'lucht' geven. Wij kunnen u hierover informeren en adviseren.

Informatiemarkt

Wilt u een informatiemarkt of beurs opzetten bij uw congres? Wij verzorgen de acquisitie voor u, zorgen voor bevestiging en indeling en coördineren de op- en afbouw.

Afsluiting: borrel of feest?

Veelal wordt een congres afgesloten met een hapje en een drankje aan de bar. Mag het een wat feestelijker bijeenkomst zijn? Met een cocktail, fingerfood of klein buffet met live muziek biedt u net iets meer. Overweegt u een feestavond? Ook die organiseren wij graag voor u. 

Locatie, catering, techniek en hotelaccommodatie 

Op basis van het aantal verwachte bezoekers, de gewenste ruimte(s), de gewenste uitstraling en natuurlijk het budget, zoeken wij een geschikte locatie voor uw evenement. Heldere afspraken, goede voorwaarden en de beste tarieven; daar gaan wij voor in de onderhandelingen.