Verrassen, vertellen, verbinden

Deel 2: Zo geef je deelnemers een actieve rol in je programma!

Een goed evenement verbindt de deelnemers met elkaar en elkaars inzichten. Er ontstaat een gevoel van verbondenheid wanneer je deelnemers met elkaar in gesprek brengt over relevante thema’s. Men ontdekt dat men voor vergelijkbare uitdagingen staat. Als de bundeling van inzichten ergens toe leidt, dan geeft dat meerwaarde aan de bijeenkomst. Hoe activeer je je deelnemers? Hoe betrek je hen bij het doel van de bijeenkomst?

Voorwaarden voor interactie

Hoe krijg je ze zover? In eerste instantie zit vrijwel niemand te wachten op een actieve rol in het programma. Zodra de eerste hobbel is genomen, slaat de aanvankelijke angst om in enthousiasme. Er is een strakke regie nodig om de interactie op gang te brengen. Je moet duidelijk zijn over wat je verwacht, hoe je te werk gaat en wat dat oplevert. Laat een mindmap maken van alle input van de deelnemers.

Maak het relevant. Bedenk vooraf wat de deelnemer er mee opschiet om actief mee te doen. Stem de stellingen en opdrachten daar op af. Op elk moment moet duidelijk zijn wat er gevraagd wordt en wat je er aan hebt. Zorg voor eenduidig geformuleerde opdrachten en stellingen. Het mooiste is wanneer je samen naar een bruikbaar eindresultaat toe werkt. Je kunt een verslag maken van de input van de deelnemers. Dat resultaat kun je achteraf nasturen of aanbieden aan een hoogwaardigheidsbekleder. Er wordt dus écht iets gedaan met de ideeën van de deelnemers.

Zorg voor de juiste sfeer. Bij interactie zijn deelnemers vooral bang dat wat zij bijdragen niet slim genoeg overkomt. De gespreksleider moet zich hiervan bewust zijn en elk idee enthousiast ontvangen. Daarbij kan hij/zij uiteraard benoemen dat niet elk idee even bruikbaar is om op verder te bouwen. Geef elke deelnemer het gevoel dat zijn/haar input op prijs wordt gesteld. Wanneer je interactie organiseert in kleine groepjes, start dan met een rondvraag. Zodra iedereen zich eenmaal heeft uitgesproken, is de drempel om mee te praten lager.

Kondig de interactie niet aan. Mensen zijn bang voor een actieve rol in het programma. Wees daarover dus niet te duidelijk in het programma en in de uitnodiging, het kan een reden zijn om weg te blijven. Vage omschrijvingen als “je hoort de beste tips van vakgenoten of collega’s” werken uitstekend.

Geef vooraf een opdracht. Een succesvolle uitnodiging maakt direct duidelijk waarom het de moeite waard is om erbij te zijn. Daarbij kun je deelnemers direct aan het denken zetten of zelfs een kleine opdracht geven. Voorbeeld: Bij een intern evenement over de identiteit van de organisatie, wordt aan elk team gevraagd om een object mee te nemen. De teamleden bedenken vooraf in hun overleg welk voorwerp zij mee zullen nemen. Op de bijeenkomst kun je de deelnemers met elkaar in gesprek brengen over het voorwerp dat zij hebben uitgekozen. Of: Een aansprekende spreker wordt uitgenodigd. Vooraf kunnen de deelnemers een vraag insturen, die zij graag beantwoord zien.

Interactieve technologie. Je kunt stemsystemen gebruiken om interactie laagdrempelig te maken. De firma IML biedt een geavanceerd stemsysteem, waarop ook een interruptiemicrofoon zit. Het bedrijf Sendsteps biedt een plug-in voor Powerpoint, waarmee deelnemers kunnen stemmen met hun eigen mobiele telefoon (via sms en via draadloos internet). Het systeem van Sendsteps biedt ook de mogelijkheid om vragen of ideeën naar het scherm te sturen. Technologie is slechts een middel om interactie te faciliteren. Steek veel tijd en energie in het bedenken van prikkelende stellingen. Het gaat om de inhoud.

Interactieve sprekers. Programmeer sprekers, van wie je weet dat ze deelnemers aan het denken zetten. Veel professionele sprekers stellen vragen aan hun publiek. Ze zetten de deelnemers aan het denken en ze stemmen hun verhaal af op hun publiek. Voorbeeld: een spreker start zijn voordrachten met een aantal inspirerende anekdotes. Aansluitend vraagt hij de zaal om wat steekwoorden te roepen “Waar wilt u dat ik het over heb, roept u maar!” Hij schrijft de woorden op een briefje en stemt zijn verhaal vervolgens af op de interesse van de deelnemers. In kleine groepjes kun je iedereen een actieve rol geven.

Werk in kleine groepjes naar een concreet resultaat toe. In kleine groepjes kun je iedereen een actieve rol geven. Je kunt de groepjes functioneel indelen: alle salesmensen bij elkaar, of juist gemixt met back-office of met prospects. Je kunt elk groepje de uitdaging meegeven, die het beste aansluit op de belangen van de deelnemers in dat groepje.

Interactievormen

Er zijn talloze interactievormen voor evenementen. Zo betrekt u deelnemers bij de inhoud…

Handshake: geef de deelnemers een moment om de brug slaan tussen hun dagelijkse praktijk en wat zij zojuist hebben gehoord van sprekers (verankering). De dagvoorzitter vraagt alle deelnemers om op te staan. Iedereen kijkt om zich heen op zoek naar iemand die hij/zij nog niet heeft gesproken. 1-op-1 stelt men elkaar de vraag: “Wat je zojuist allemaal hebt gehoord, wat kun jij daarmee?” Geef de deelnemers vier minuten voor deze activiteit. Je zet de deelnemers er mee aan het denken. Wanneer je dit doet voor een (lunch)pauze, dan zul je merken dat men er in de pauze verder over spreekt.

Vraag en antwoord: houd ruimte vrij in het programma om sprekers vragen te laten beantwoorden. Een goede dagvoorzitter stimuleert deelnemers om deze kans te benutten. Hij geeft de deelnemers tijd om vragen te bedenken, door eerst zelf één of twee prikkelende vragen te stellen.

Superbrainstorm: deze speednetworking talkshow verbindt deelnemers met elkaar en met elkaars ideeën. De oneven rijen draaien zich om. Op die manier vormt ieder duo’s. 1-op-1 spreken de deelnemers met elkaar over gespreksuitdagingen als “Welke verandering zou jou meer plezier in het werk geven?” Per gespreksronde heeft men vier minuten de tijd. De gespreksleider gaat na afloop op zoek naar een aantal inspirerende ideeën. Hij/zij vraagt: “Wie heeft er net een idee gehoord, waarmee je aan de slag wilt?” De ideeën krijgen direct een plek in de mindmap, die zich op het scherm vormt. Aansluitend wisselen alle deelnemers van gesprekspartner. Er wordt een nieuwe gespreksuitdaging geïntroduceerd.

Netwerkparade: bij de start van het evenement laten we deelnemers kennis maken met een aantal andere deelnemers. De oneven rijen draaien zich om. Zo vormt ieder duo’s. 1-op-1 heeft men twee minuten de tijd om elkaar kort te ontmoeten. Daarop wisselt iedereen van gesprekspartner door twee plaatsen naar rechts te schuiven. Op de rechter uiteindes van de rijen schuiven de deelnemers aan op de rij tegenover hen.

Lagerhuis: plaats de deelnemers op twee tribunes tegenover elkaar. De gespreksleider brengt een Lagerhuis-discussie op gang. De ene tribune is voorstander van de stelling, de andere tribune is tegenstander. Wanneer de stellingen zo goed zijn geformuleerd dat ze de deelnemers zullen verdelen, dan kun je iedereen over laten lopen om zo de mening kenbaar te maken. Het is ook mogelijk om met de helft van de zaal af te spreken dat zij altijd tegen zijn en dat de andere helft altijd voor is.

Cabaretopstelling: per vier deelnemers zit men om een tafeltje. De sprekers zijn vooraf gevraagd om de opstelling te benutten. Zij verwerken in hun verhaal een opdracht, die je uit kunt voeren met je groep. Dit kan een case, een oefening, een quiz of een puzzel zijn, afgestemd op het onderwerp.

Fishbowl: dit is een dynamische talkshow waarbij iedereen uit het publiek mee kan praten. Centraal staan 4 stoelen. Drie gespreksgasten discussiëren met elkaar. De vierde stoel blijft leeg. Zodra iemand uit het publiek mee wil praten, loopt die naar voren en neemt plaats op de lege stoel. Op dat moment staat één van de gespreksgasten op om plaats te maken.

Open Space: dit is de meest vrije vorm om deelnemers met elkaar in gesprek te brengen. De gespreksleider vraagt de deelnemers om onderwerpen aan te dragen: “Waar wilt u het vandaag over hebben?” De onderwerpen verschijnen op het scherm. Aansluitend vraagt de gespreksleider aan de deelnemers om voor één van de onderwerpen te kiezen. De groepjes gaan aan de slag. Zij werken zelf hun onderwerp verder uit en bundelen hun kennis en ervaring. Tot slot komen alle groepjes samen en presenteren hun resultaten.

Spelshow: elke quiz of spelshow is toe te passen op je evenement: kennis-quiz, petje-oppetje-af, jargon-bingo, wie van de drie?, ik hou van Holland, hints, echt waar?!, vijf-tegenvijf, etcetera. Op een speelse manier betrek je deelnemers bij de inhoud. Wie kent zijn collega’s het beste? Wie is het best op de hoogte van ontwikkelingen in de branche?

Tafellakensessies: in drie rondes ga je in kleine teams aan de slag met een aantal uitdagingen. Samen verken je kansen. Hoe kun je klanten nog beter helpen? Hoe krijg je je proces beter op orde? De ideeën worden opgeschreven op het tafellaken. Na elke ronde schuif je een tafel door. De gespreksleiders blijven zitten. Zij vatten de ideeën uit de eerdere ronde(s) samen, vervolgens kan de discussie zich verdiepen.

 

Uit: Eventplanner

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Uit: Eventplanner